Attachments
Frequently Asked Questions
Packing list v2
Definition:
Module packinglist v2 digunakan untuk mencatat setiap pengiriman barang dengan tujuan ke kapal.
Pengiriman tersebut mengcover seluruh pencatatan biaya yang ditimbulkan dalam proses pengiriman hingga ke pencatatan hutang untuk pembayaran kredit dan pembayaran cash yang bertipe expense.
Module ini mengintergrasikan module inventory usages yang telah mencatat seluruh pengeluaran barang dari logistik untuk pemakaian ke kapal yang dilanjutkan ke proses pengiriman.
Procedure:
Operation:
1. Buka module Packing list v2
2. Select type warehouse dan select nama kapal yang akan dikirim, kemudian tekan add(+)
3. Pilih item yang akan dimasukkan,
untuk item tambahan yg tidak berasal dari dokumen usages dapat menggunakan add description
untuk beberapa item yang menggunakan volume gabungan maka harus di split terlebuh dahulu sesuai dengan muatan volume sebenarnya
contoh: oli medripal dengan volume 418liter, item satuan tersebut menggunakan drum dengan volume satuan 209liter,
sehingga pada saat penarikan item tersebut dapat menggunakan tombol split terlebih dahulu dan diubah ke 209liter,
sehingga pada list packingan akan membentuk 2 drum oli medripal dengan masing-masing 209liter.
4. Setiap item dikelompokkan sesuai masing-masing nomor packingan dengan cara enter pada item tersebut.
untuk select multiple item dapat menggunakan tombol Shift + panah atas/bawah jika berurut atau untuk yang tidak berurut menggunakan ctrl + select menggunakan mouse kemudian enter untuk memasukkan nama packingan.
Untuk nomor packingan menggunakan format free text, misalnya nomor packingan + ukuran packingan + berat packingan, misalnya:
COLY 1 26X22X127 = 10KG
DRUM 1 58X58X89 = 10KG
5. Masukkan data Informasi pengiriman barang berupa:
6. Untuk memasukkan biaya yang timbul dalam proses pengiriman masuk kemenu Expenses
untuk biaya secara umum dibagi menjadi 2 jenis, biaya expedisi dan biaya lain-lain
biaya expedisi umumnya akan di pilih supplier pengangkutan
untuk biaya lain-lain yang tidak memiliki data supplier dapat dimasukkan ke PayTo
7. Untuk membandingkan biaya expedisi dapat memasukkan beberapa nama supplier expedisi berikut harga perkilo/perkoli.
Kemudian set status menjadi Ok untuk supplier yang dipilih dan reject untuk supplier lainnya.
8. Untuk biaya yang memiliki data supplier maka pembayaran dibuat ke APnote
untuk biaya yang tidak memiliki data supplier maka pembayaran langsung dibuat ke PaymentVoucher expense(cash), APnote dan PaymentVoucher hanya bisa di create pada biaya yang berstatus Ok.
Additional Note:
Untuk daftar supplier pada proses penginputan expenses hanya akan menampilkan jenis supplier pengangkutan.
supplier pengangkutan dapat di tandai pada daftar supplier seperti contoh berikut:
Untuk dokumen inventory usages yang belum dibuat ke packing list dapat dimonitoring melalui menu outstanding Inventory Usages.
untuk biaya pengiriman menggunakan expense type yang dapat langsung di mapping ke GL Account seperti contoh dibawah sehingga tidak perlu lagi memasukkan cost account pada setiap proses pembuatan document payment.
untuk proses pengiriman yang mengalami transit ke logistik cabang yang disebabkan faktor lokasi kapal yang sudah berpindah, maka dokumen packing list dapat di duplicate menggunakan metode forward kemudian mengisi kembali informasi pengiriman ke tujuan selanjutnya termasuk biaya pengiriman.
untuk proses pengiriman yang mengalami transit ke logistik cabang kemudian barang akan disatukan dengan barang lainnya di logistik cabang maka dokumen packing list bisa disatukan menggunakan metode merge kemudian mengisi kembali informasi pengiriman ke tujuan selanjutnya termasuk biaya pengiriman.
Ketentuan merge document packing list:
- dokumen hanya bisa di satukan dengan nama kapal yang sama
- dokumen bisa disatukan jika belum mengalami proses merge ke dokumen lain.
- hasil merge juga memungkinkan untuk di merge ke dokumen lainnya.
Module packinglist v2 digunakan untuk mencatat setiap pengiriman barang dengan tujuan ke kapal.
Pengiriman tersebut mengcover seluruh pencatatan biaya yang ditimbulkan dalam proses pengiriman hingga ke pencatatan hutang untuk pembayaran kredit dan pembayaran cash yang bertipe expense.
Module ini mengintergrasikan module inventory usages yang telah mencatat seluruh pengeluaran barang dari logistik untuk pemakaian ke kapal yang dilanjutkan ke proses pengiriman.
Procedure:
- Staff Logistic membuat dokumen Inventory usages dan dilanjutkan ke penarikan dokumen Packinglist untuk dilampirkan kekapal.
- Staff Logistic menginformasikan ke Tim Shipment nomor dokumen packinglist yang telah selesai dipacking.
- Staff Shipment memasukkan biaya-biaya pendukung pada dokumen packinglist.
- Manager melakukan approve setelah memeriksa biaya-biaya yang sudah dimasukkan telah sesuai.
- Tim Shipment menyerahkan hardcopy ke bagian Finance untuk melanjutkan proses pembayaran sesuai tempo kredit masing-masing supplier.
- Pihak kapal menerima barang dan mengirim dokumen packinglist yang telah diverifikasi ke Tim Shipment dan melakukan Received pada module Packinglist.
- Tim Accounting menerima dokumen packinglist dari Tim Shipment untuk melakukan pembebanan jika terdapat selisih jumlah pengiriman.
Operation:
1. Buka module Packing list v2
2. Select type warehouse dan select nama kapal yang akan dikirim, kemudian tekan add(+)
3. Pilih item yang akan dimasukkan,
untuk item tambahan yg tidak berasal dari dokumen usages dapat menggunakan add description
untuk beberapa item yang menggunakan volume gabungan maka harus di split terlebuh dahulu sesuai dengan muatan volume sebenarnya
contoh: oli medripal dengan volume 418liter, item satuan tersebut menggunakan drum dengan volume satuan 209liter,
sehingga pada saat penarikan item tersebut dapat menggunakan tombol split terlebih dahulu dan diubah ke 209liter,
sehingga pada list packingan akan membentuk 2 drum oli medripal dengan masing-masing 209liter.
4. Setiap item dikelompokkan sesuai masing-masing nomor packingan dengan cara enter pada item tersebut.
untuk select multiple item dapat menggunakan tombol Shift + panah atas/bawah jika berurut atau untuk yang tidak berurut menggunakan ctrl + select menggunakan mouse kemudian enter untuk memasukkan nama packingan.
Untuk nomor packingan menggunakan format free text, misalnya nomor packingan + ukuran packingan + berat packingan, misalnya:
COLY 1 26X22X127 = 10KG
DRUM 1 58X58X89 = 10KG
5. Masukkan data Informasi pengiriman barang berupa:
- ETA: Estimasi waktu pengiriman
- Staff dan Contact PIC ekspedisi
- Loadedby: bisa masukkan vendor ekspedisi
- Origin: asal pengiriman
- Destination: tujuan pengiriman
- Remark: keterangan tambahan perihal jadwal, pertimbangan harga dan lain-lain
- Total Kg: muatan total seluruh packingan.
6. Untuk memasukkan biaya yang timbul dalam proses pengiriman masuk kemenu Expenses
untuk biaya secara umum dibagi menjadi 2 jenis, biaya expedisi dan biaya lain-lain
biaya expedisi umumnya akan di pilih supplier pengangkutan
untuk biaya lain-lain yang tidak memiliki data supplier dapat dimasukkan ke PayTo
7. Untuk membandingkan biaya expedisi dapat memasukkan beberapa nama supplier expedisi berikut harga perkilo/perkoli.
Kemudian set status menjadi Ok untuk supplier yang dipilih dan reject untuk supplier lainnya.
8. Untuk biaya yang memiliki data supplier maka pembayaran dibuat ke APnote
untuk biaya yang tidak memiliki data supplier maka pembayaran langsung dibuat ke PaymentVoucher expense(cash), APnote dan PaymentVoucher hanya bisa di create pada biaya yang berstatus Ok.
Additional Note:
Untuk daftar supplier pada proses penginputan expenses hanya akan menampilkan jenis supplier pengangkutan.
supplier pengangkutan dapat di tandai pada daftar supplier seperti contoh berikut:
Untuk dokumen inventory usages yang belum dibuat ke packing list dapat dimonitoring melalui menu outstanding Inventory Usages.
untuk biaya pengiriman menggunakan expense type yang dapat langsung di mapping ke GL Account seperti contoh dibawah sehingga tidak perlu lagi memasukkan cost account pada setiap proses pembuatan document payment.
untuk proses pengiriman yang mengalami transit ke logistik cabang yang disebabkan faktor lokasi kapal yang sudah berpindah, maka dokumen packing list dapat di duplicate menggunakan metode forward kemudian mengisi kembali informasi pengiriman ke tujuan selanjutnya termasuk biaya pengiriman.
untuk proses pengiriman yang mengalami transit ke logistik cabang kemudian barang akan disatukan dengan barang lainnya di logistik cabang maka dokumen packing list bisa disatukan menggunakan metode merge kemudian mengisi kembali informasi pengiriman ke tujuan selanjutnya termasuk biaya pengiriman.
Ketentuan merge document packing list:
- dokumen hanya bisa di satukan dengan nama kapal yang sama
- dokumen bisa disatukan jika belum mengalami proses merge ke dokumen lain.
- hasil merge juga memungkinkan untuk di merge ke dokumen lainnya.